Mit Shopify Rechnung erstellen – 5 Optionen für eine einfache Shopify Buchhaltung

Keine Buchung ohne Beleg! Dasselbe gilt auch für Rechnungen. Für Unternehmen kann das Schreiben von Rechnungen oft eine große Herausforderung darstellen, insbesondere wenn es viele Transaktionen und Geschäftsvorgänge gibt.

Du hast deinen Online-Shop nach so langer Wartezeit endlich sichtbar gemacht und es gehen sogar Bestellungen ein. Super, nicht wahr? Nur leider versinkt alles im Chaos und du hast keinen Überblick mehr und dabei stapelt sich auch noch die restliche Arbeit.
Eine unzureichende Buchhaltung kann zu Fehlern, Unregelmäßigkeiten und finanziellen Verlusten führen.

Deshalb ist es wichtig, eine effektive Buchhaltungsstrategie zu haben und Hilfsmittel wie die gleich vorgestellten Apps zu nutzen, um die Genauigkeit und Effizienz als Optimierung der Buchhaltung vorzunehmen. Wenn Du einen Shopify-Shop besitzt, musst Du Rechnungen für Deinen Kunden erstellen. In diesem Blog Artikel stellen wir Dir verschiedene Lösungen vor, wie Du Rechnungen erfolgreich verfassen kannst und welche Optionen Du hast, um Deine Buchhaltung so einfach wie möglich zu halten.

Option 1: Verwende die integrierte Rechnungserstellung von Shopify

Mit dem automatischen Rechnungserstellung-Tool von der All-In-One-Plattform Shopify war das Erstellen und Versenden von Rechnungen an Kunden noch nie so einfach.
Unabhängig davon, ob du eine einzelne Bestellung oder mehrere Bestellungen in Rechnung stellen musst, erleichtert diese Funktion allen Shopify Onlinehändler die Arbeit. Du verschaffst dir einen Überblick über all deine Bestellungen und Rechnungen können in wenigen Klicks erstellt werden.

Für diejenigen, die es vorziehen, Rechnungen manuell zu erstellen, ist es einfach, die erforderlichen Informationen einzugeben und alles selbstständig zu erledigen.

- Gehe auf Bestellungen > Entwürfe > Bestellentwürfe erstellen.

Du kannst auch Vorlagen erstellen, um über professionelle und einheitliche Designs zu verfügen, somit hat dein Kunde zu jeder Bestellung einheitliche Rechnungen. Eine genaue Anleitung dazu findest du hier.

Das Rechnungstool von Shopify verfügt über die Funktion, die Käufer automatisch an Zahlung und Mahnung für deine Produkte zu erinnern, um sicherzustellen, dass du die Zahlung pünktlich erhältst. Durch die Verwendung dieser Funktion für deine Rechnungen wird die Buchhaltung effektiver und stressfreier gestaltet, wodurch du dich besser auf das Wachstum deines Unternehmens und die anfallenden Aufgaben konzentrieren kannst.
Hierbei brauchst du keine App über den App Store zu installieren, um deine Shopify Rechnungen erstellen zu können.

Gehe im Shopify Adminbereich zu Einstellungen > Benachrichtigungen.

Klicke dann auf Zahlungserinnerung > Zahlungserinnerung verwalten > Zahlungserinnerung hinzufügen

Wähle aus, wann deine Zahlungserinnerungs-E-Mail gesendet werden soll:

- Am Fälligkeitsdatum
- Wenn eine Zahlung überfällig ist

Schließe die Einrichtung durch “Einschalten” ab.

Deine Shopify Rechnungen findest du unter “Abrechnung” in deinem Shopify-Adminbereich. Die Seite Abrechnung enthält eine Übersicht deiner letzten Rechnungen. Übrigens kannst du deine Bestellungen ebenfalls im Shopify Adminbereich verwalten.

Befolge diese Schritte, um Rechnungserstellung mit der integrierten Funktion von Shopify vorzunehmen:

1. Gehe zu “Bestellungen” in Deinem Shopify-Dashboard.

2. Wähle die Bestellung aus, für die Du eine Rechnung erstellen möchtest.

3. Klicke nun auf “Rechnung erstellen” und fülle alle Felder aus.

4. Um die Shopify Rechnung als PDF Datei an Deinen Kunden zu versenden, klicke auf “Rechnung senden”.

Option 2: Verwende ein Shopify Warenwirtschaftssystem

Ein Warenwirtschaftssystem ermöglicht dir Warenbestände, Lieferungen und Bestellvorgänge an einem Ort festzuhalten und zu überwachen. Mehr zu Warenwirtschaftssystem für Shopify erfährst du hier.

Warenwirtschaftssystem: Billbee

Billbee ist einer der beliebtesten Multi-Channel-Software für Händler. Ob zur Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung oder Rechnungserstellung - Billbee deckt eine Vielzahl von Funktionen ab.
Auch hier darfst du eigenständig entscheiden, ob du deine Rechnungen manuell oder automatisiert erfassen lässt.

Da es sich hierbei um ein Warenwirtschaftssystem handelt, kannst du zudem deine Bestellungen (Umsätze), Lieferanten und Warenbestände tracken. Ebenfalls kannst du nähere Informationen zu dem Versand und Zahlung erhalten. Diese Leistungen bieten die anderen vorgestellten Optionen nicht.

Billbee lohnt sich nur preislich, wenn andere Features benötigt werden und noch keine Tools zur Bestandsverwaltung, etc. verwendet werden.

Vorteile von Billbee

- Erstelle Rechnungen, die deine Bestände automatisch aktualisieren und Bestellungen importieren
- Verwalte mehrere Vertriebskanäle zentral und erhöhe deine Effizienz
- Greife dank der Cloud auf deine Aufträge 24/7 von überall aus zu und werde flexibler
- Erstelle Rechnungsvorlagen für einheitliches und professionelles Layout. Die Nutzung der Billbee API ist ebenfalls enthalten.
- Generiere automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Die Implementierung von Billbee ist schnell und einfach und du verfügst über eine unbegrenzte Anzahl an Anbindungen.
- Du zahlst nur Kosten für jede eingegangene Bestellung und es fallen keine monatlichen Gebühren an.
- Billbee kann auf die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten werden, dank einer Vielzahl von Integrationen und Anpassungsoptionen. Alle Features & Schnittstellen sind inklusiv dabei.
- Billbee verfügt über Schnittstellen zu diversen Verkaufsplattformen und Shopsystemen, wie zum Beispiel Amazon, Etsy, etc. falls du über mehrere Plattformen verkaufst
- Versand von Rechnungen: E-Mails können mit der Rechnung der Bestellung direkt an die Kunden zuschicken
- Erhältst du innerhalb des nächsten Werktages noch immer keine Antwort von dem Mail-Support, so werden dir die monatlichen Kosten eines Monats übernommen.

Kosten von Billbee als Shopify WaWi:

Billbee kannst du 30 Tage kostenlos testen und die Testphase endet automatisch. Das Hinterlegen von Zahlungsangaben ist nicht notwendig. Ebenfalls gibt es keine Mindestlaufzeit, die du beachten musst.

In der Testphase hast du Zugriff auf alle Funktionen und kannst ohne Einschränkungen das volle System testen. Ebenfalls stellt Billbee keine individuellen Pakete auf - Alle Nutzer verfügen über dieselben Funktionen.

Die Preise werden dir je nach Auftrag monatlich berechnet und es fallen keine zusätzlichen Kosten für dich an, weswegen du keine Vertragsbindung hast. Im Preis enthalten sind alle Funktionen, die Nutzung der API, des Cloud Speichers, sowohl als auch der Support für Onlinehändler.

Shopify mit Billbee verbinden:

1. Klicke unter Einstellungen Kanäle auf den Button “Neu”

   

   2. Scrolle nun runter, bis du bei “Shopify-Shop” angelangt bist und klicke darauf. Nun erscheinen zwei Optionen:

   3. Vorhandener Shopify Account

   4. Neuen Shopify Account erstellen

2. Installiere im App Store oder verknüpfe nun die Billbee App mit deiner Shopify Seite.

   

Jetzt sollte ein Fenster mit deinen zur Verfügung stehenden Shops angezeigt werden.

Wähle nun den bevorzugten Shop aus deinen Daten.

Klicke auf “App hinzufügen” und du wirst zu den Shop Einstellungen weitergeleitet. Klicke auf “App installieren”.

Jetzt ist der Prozess vollzogen und du kannst Billbee für deine Rechnungen verwenden und anschließend als PDF herunterladen.

Darauf solltest du bei der Nutzung von Billbee achten:

Neuerdings werden auch Informationen zum Umsatzsteuersatz übermittelt. Während der Steuersatz problemlos übernommen wird, werden die Varianten eines Produkts als separate Artikel angelegt, was zu Problemen führen kann. In Bezug auf Shopify POS ist es grundsätzlich möglich, dieses zu nutzen, aber POS-Bestellungen werden nicht unterschieden und wie normale Shopify-Bestellungen behandelt, wenn sie zu Billbee importiert werden.

In diesem Falle würde ein Shopify-Plugin hilfreich sein, welches die POS-Bestellungen mit einem Tag kennzeichnen kann und anschließend in Billbee übernimmt. Achte darauf, deine Verkäufe mit Kundendaten zu hinterlegen. Speicherst du sie ohne Kundendaten ein, so werden diese auf Billbee unter “Anonym” eingeordnet.

Wichtig zu erwähnen ist hierbei, dass diese Kundenbezeichnung nicht für Automatisierungen verwendet werden kann, da dies kein vollständiger Kundendatensatz ist.

Option 3: Tools für deine Rechnungen - Lexoffice

Lexoffice ist eine App, die sich für deine Rechnungen eignen könnte. Hiermit kannst du Rechnungen für deinen Kunden schreiben lassen und verwalten, sowie die ganze Shopify Rechnungen bzw. Buchhaltung darüber laufen lassen. Ebenfalls lassen sich hier nicht nur deine Bestellungen, sondern auch deine Ausgaben tracken, wie zum Beispiel die Rechnungen von Lieferanten. Gib also gerne mal Aufgaben bzw. Rechnungen ab ;).

Diese App kannst du im App Store herunterladen. Additiv ist die passende App “Deutsche Lexoffice Buchhaltung”.

Vorteile von Lexoffice

- Die Integration bietet dir einen 14-tägigen Probezeitraum zur Testung der Software.
- Lexoffice kann von allen Unternehmensformen, von Einzelunternehmen bis hin zu GmbH und UGs, genutzt werden.
- Spare durch die automatisierten Vorgänge Zeit, indem du dank der Integration alles mit einem Blick überwachen kannst, ob die aktualisierten Ein- und Ausgaben oder Zahlungen.
- Durchsuchung aller Belege innerhalb weniger Sekunden, dank der Sortierung nach Datum und Name. Einsicht der vergangenen Kunden Bestellungen ist ebenfalls möglich.
- Steuerberater: Einen passenden Steuerberater zu finden, ist oftmals schwierig. lexoffice bietet einen Zugang für deinen Steuerberater, zur Unterstützung direkt im Programm
- Effektivere Steuerberechnung: Steuern können automatisch berechnet werden, was die Steuerabwicklung einfacher und genauer macht.
- Formalien, wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, etc. werden automatisch auf der Rechnung angegeben, dafür brauchst du keine Kenntnisse über die Buchhaltung
- Lexoffice ist ein zuverlässiger und anerkannter Marktführer vom Finanzamt für Buchführung. Ebenfalls bietet sich hier eine Schnittstelle zum Finanzamt und DATEV an.
- Hier hast du die Möglichkeit Kunden persönlich in Rechnungen anzusprechen, dank der dynamischen Textersetzung
- Per Bankkonto kannst du Zahlungen automatisch zuordnen lassen.
Sicherheit: Ausgerichtet auf den deutschen Markt und ermöglicht Buchung von OSS-relevanten Dokumenten

Kosten von Lexoffice:

Lexoffice gehört zu einer der günstigsten Möglichkeiten, um rechtskonforme Shopify Rechnungen und Ausgaben für Shopify zu tracken und ist in vier diversen Paketen erhältlich. Das günstigste Paket S liegt bei 5,90 € und das teuerste Paket liegt bei 24,90 €. All diese Angebote sind monatlich kündbar und laut Lexoffice fallen auch keine Extra Kosten an.
Inklusive ist das Hosting, die Datensicherung, verschiedene Updates und der Support. Erneuerungen werden kostenlos weitergegeben.

Es gibt keine Mindestlaufzeit und du kannst das Programm jederzeit kündigen. Die Abrechnung erfolgt monatlich.

So kannst du Shopify mit Lexoffice verbinden

1. Öffne Shopify App Store und installiere die Lexoffice App in deinem Shop.

2. Verbinde die App mit deinem Lexoffice Konto.

3. Aktiviere eines der angezeigten Bezahlmodelle.

4. Belege werden nun automatisiert erstellt.

Darauf solltest du bei der Nutzung von Lexoffice achten:

- Verfüge über einen Shopify Store mit mindestens “Basic Shopify” Plan
- Richte dir einen Lexoffice Account ein.

Option 4: Datev

DATEV ist eine renommierte Buchhaltungssoftware, die speziell für den deutschen Markt entwickelt wurde. Mit DATEV können Shopify-Händler ihre Finanzprozesse effizient steuern und die steuerrechtlichen Anforderungen problemlos erfüllen. Besonders vorteilhaft ist die Möglichkeit, direkt mit Steuerberatern zusammenzuarbeiten und die Daten nahtlos zu übertragen.

Vorteile von DATEV

- Direkte Shopify-Integration: DATEV kann als App direkt im Shopify App Store installiert werden. Dies ermöglicht eine einfache und automatisierte Synchronisierung deiner Finanzdaten, wie Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen.
- Rechtskonformität: DATEV sorgt dafür, dass alle steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt werden, inklusive Umsatzsteuerberechnungen und -meldungen, was die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt erleichtert.
- Effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberatern: DATEV bietet einen direkten Zugang für deinen Steuerberater. Deine Buchhaltungsdaten werden automatisch synchronisiert, was die Steuererklärung und den Jahresabschluss vereinfacht.
- Automatisierte Prozesse: Spare Zeit durch die Automatisierung von Aufgaben wie Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Kontenabstimmungen. Die Belege und Geschäftsvorfälle werden automatisch kategorisiert und verarbeitet.
- Schnittstellen zu Finanzbehörden: DATEV bietet eine direkte Schnittstelle zum Finanzamt, wodurch Steuererklärungen und andere steuerrelevante Dokumente elektronisch eingereicht werden können.
- Sicherheit und Datenschutz: Als führende Buchhaltungssoftware ist DATEV speziell auf den deutschen Markt ausgerichtet und gewährleistet höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards.
- Flexible Nutzung: DATEV ist vielseitig einsetzbar und unterstützt unterschiedliche Unternehmensformen – von Einzelunternehmen bis hin zu größeren GmbHs.

Kosten von DATEV

DATEV bietet eine flexible Preisstruktur, die sich an den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens orientiert. Die genauen Kosten hängen von den benötigten Modulen und dem Umfang der Nutzung ab. Für kleinere Unternehmen gibt es speziell zugeschnittene Pakete, die eine kosteneffiziente Nutzung ermöglichen. Die Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich, ohne langfristige Bindung.

So kannst du Shopify mit DATEV verbinden

1. Installiere die DATEV App: Gehe in den Shopify App Store und installiere die DATEV App.

2. Verbinde dein DATEV-Konto: Melde dich mit deinem DATEV-Konto an und konfiguriere die Verbindung direkt in der App.

3. Automatisiere deine Buchhaltung: Ab sofort werden alle relevanten Daten wie Bestellungen und Zahlungen automatisch an DATEV übermittelt und dort verarbeitet.

Darauf solltest du bei der Nutzung von DATEV achten:

- Shopify Plan: Stelle sicher, dass du mindestens den „Basic Shopify“ Plan nutzt, um Drittanbieter-Apps zu installieren.
- DATEV-Konto: Richte ein DATEV-Konto ein und verbinde es über die unterstützte App mit deinem Shopify-Store, um alle Funktionen optimal nutzen zu können.

Option 5: Tool für deine Rechnungen - SevDesk

Einen Artikel zu SevDesk haben wir bereits verfasst. Klicke hier, um mehr zu erfahren .

Vorteile von SevDesk

Mit dieser Software kannst du nicht nur rechtskonforme Aufträge erstellen und Rechnungen und Gutschriften synchronisieren, sondern auch Steuer- und Zahlungsdaten erfassen und automatisch Kunden E-Mails versenden.

Wenn du über mehrere Shopify Online-Shops verfügst, könnte das eine gute Lösung für dich sein. Du musst dir keine Sorgen mehr machen, da die Multi-Account-Verwaltung dir die Möglichkeit gibt, alle deine Shops einfach zu verwalten. Und dein Kunde erhält einheitliche und stimmige Rechnungen. Deine Angebote kannst du ganz einfach in Rechnungen umwandeln und entweder deinem Kunden per Post oder per E-Mail schicken, dafür ist die Abfrage der E-Mail Adresse deiner Kunden notwendig.
Die Automatisierung deiner Arbeit übernimmt SevDesk für den Erfolg von deinem Online Business. Passend dazu kannst du die App „SevDesk Buchaltungsintegration“ zusätzlich hinzufügen.

SevDesk Kosten:

Bei SevDesk fallen jedoch monatliche Kosten an, je nach Tarif. Hierbei kannst du zwischen Rechnung, der kompletten Shopify Buchhaltung und der kompletten Warenwirtschaft auswählen.

Die ersten 3 Monate werden dir zum Ausprobieren kostenlos zur Verfügung gestellt.

Shopify mit SevDesk verbinden

1. Lade die SevDesk App über deinen Shopify Account im Shopify App Store herunter.

   

2. Bestätige, dass du nach Ablauf der 14-tägigen Testphase in den kostenpflichtigen Plan übergehst.

3. Erstelle dir deinen eigenen sevDesk-Account.

4. Öffne die Shopify App und hinterlege deine sevDesk-Daten.

Unser Tipp:

Führe eine Testbestellung durch, um dich zu vergewissern, dass die Anbindung erfolgreich war.

Prüfe, ob diese Vorgaben auf deiner Rechnung enthalten sind:

Prüfe unbedingt, ob diese Aspekte auf deiner Rechnung enthalten sind, um festzustellen, dass diese vollständig und korrekt sind.

- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Steuernummer / Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Das Rechnungsdatum und Rechnungspositionen
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung der Artikel oder die Art und den Umfang der Leistungen
- Angaben zum Versand: Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Steuern: Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
- Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
- Erwähnung des Brutto- und Nettobetrags
- Angabe des Steuersatzes und Steuerbetrags

Informiere dich welche weitern Aspekte in einer Rechnung enthalten sein müssen, damit diese rechtskonform ist.

Auf dem Markt stehen dir noch eine Vielzahl von weiteren Apps zur Verfügung, wie z.Bsp.:

Selbstverständlich sind auf dem Markt noch weitere Apps verfügbar, wie z.Bsp:

- Sufio
- Easybill
- Order Printer
- Order Printer Pro

Empfehlung: Informiere dich bei jeder App inwiefern diese denn Gesetzlichen Vorschriften entspricht, insbesondere im Umgang mit personenebezogener Daten. Achte auch auf, dass die Apps keine rechtswidrigen Inhalte bereitstellen.

Benötigst du Hilfe?

Um die richtige Wahl für dich und dein Online-Shop Business zu treffen, kann es dich sehr viel Mühe und Zeit kosten zwischen den diversen Apps und Tools auszusuchen, um deine Rechnungen zu erstellen und deine Bestellungen zu verwalten.

Lass uns dir dabei helfen, das richtige Programm zu finden, um deine Shopify Rechnungen zu erstellen.

Wie du siehst, variieren die hier vorgestellten Apps nach Preis, Größe des Unternehmens, etc.

Dank unserer täglichen Arbeit an Shopify-Shops bei digitalsprung verfügen wir über umfangreiches Wissen in Bezug auf Optimierung rund um Shopify.

Aufgrund unserer Erfahrung und Zusammenarbeit mit zahlreichen Kunden sind wir mit den verschiedenen Rechnungsprogrammen vertraut und können dir daher Empfehlungen aussprechen, welche am besten funktionieren und auf welche Schwierigkeiten du möglicherweise stoßen könntest.

Hast du noch Fragen nach dem Lesen des Blog Artikel ?

Dann melde dich gerne unverbindlich und wir beraten dich.

Wir stehen dir gerne zur Seite und helfen dir bei der Suche nach einer idealen Lösung.